Strategia sobie, projekty sobie. Jak to zmienić? Różnica między akceptacją a odpowiedzialnością w zarządzaniu strategicznym

W trakcie wdrożeń u wielu klientów często obserwowaliśmy istny rozjazd pomiędzy strategią (wizją, misją, celami strategicznymi) a projektami, które mieliśmy przyjemność wspierać lub nimi zarządzać. Teoretycznie wszystko było ok, firma posiadała dokumenty strategiczne opisujące najważniejsze parametry i kierunki rozwoju a projekty miały zdefiniowane korzyści wynikające z ich realizacji, ale… W praktyce jedne z drugimi niezupełnie się komunikowały. Czasami wręcz same sobie przeczyły.

               Kolejnym elementem, który obserwowaliśmy, dotyczył totalnej fiksacji firm na działaniach operacyjnych. Drogowskaz, który teoretycznie powinien wskazywać kierunek (strategia) był rozmazany, niewidoczny, niezauważalny. Firmy spontanicznie i oportunistycznie reagowały na bieżące zdarzenia i problemy, które niektórzy nazywają wyzwaniami. Mieliśmy wrażenie, że strategia, która często powstała na zajęciach warsztatowych prowadzonych przez zewnętrznych konsultantów, była przyjemną pamiątką po udanym wyjeździe szkoleniowym zaś życie toczyło się swoim torem.

               Dodatkowo projektów, co wskazywała nasza intuicja, było po prostu za dużo i często zdefiniowane na zbyt operacyjnym poziomie. Dotyczyły zmian wprowadzanych w poszczególnych działach, rzadko kiedy miały przekrojowe i wykraczające poza jedną funkcję zakresy, często dotyczyły podobnych inicjatyw podejmowanych w różnych obszarach równocześnie.

               Jeżeli macie do czynienia z podobnym problemem rekomendujemy następujące kroki.

1. Transformacja mentalna i przywódcza. Odejście od stanu akceptacji strategii w kierunku uzyskania poczucia odpowiedzialności za strategię. Ludzie dokonują zmiany tylko wtedy, gdy czują za coś odpowiedzialność często wspartą dyskomfortem związanym ze stanem obecnym. Sama deklaracja zrozumienia strategii a co za tym idzie projektów strategicznych nie wystarczy. Musimy spowodować, że nasi pracownicy poczują się w pełni odpowiedzialni za zmianę. Więcej na ten temat, w ujęciu stricte warsztatowym i praktycznym, na naszym cyklicznym szkoleniu dotyczącym zarządzania zmianą: https://szkolenia.artstrategygroup.com/
2. Weryfikacja, czy strategia jest sporządzona w taki sposób, że posiada zrozumiałe i mierzalne parametry określające kierunek zmian i ich wartość docelową. Mówimy tutaj o strategicznych celach i sposobach pomiaru. Naszym zdaniem strategia, która nie pokazuje wartości docelowej, jest niewiele warta, bo określa tylko marzenie a nie drogę dojścia do jego realizacji.
3. Weryfikacja, czy projekty strategiczne, które realizujemy lub zamierzamy realizować w firmie, są faktycznie strategiczne, to znaczy długofalowe, przekrojowe, odważne, ambitne a przy okazji osiągalne. Powinny wykraczać poza partykularny interes poszczególnych działów. Być na tyle horyzontalne, że ludzie będą widzieć w nich ważną transformację a nie tylko (inaczej nazwane) kolejne i dodatkowe działania operacyjne.
4. Synchronizacja projektów pomiędzy sobą. Weryfikacja, czy realizowane oraz planowane projekty wspierają się nawzajem albo (przynajmniej) pozostają neutralne. Sytuacją nieakceptowalną jest negatywna synergia między projektami lub negatywne oddziaływanie między nimi. Jeżeli macie do czynienia z opisaną sytuacją należy natychmiast zatrzymać ich realizację i zrewidować założenia dotyczące celów, zakresów, produktów i harmonogramów tych projektów.
5. Zbadanie oddziaływania projektów na cele strategiczne. Weryfikacja, które z projektów strategicznych wpływają (i z jaką intensywnością) cele strategiczne wynikające ze zdefiniowanej i wdrożonej strategii. Ważne jest uzyskanie odpowiedzi, czy faktycznie realizujemy portfele projektów, które przybliżają nas do realizacji założeń strategicznych. Jeżeli widzicie, że któryś z obszarów nie jest reprezentowany albo macie do czynienia z negatywnym wpływem projektów na cele strategiczne, jest to najwyższy moment by dokonać pauzy i zaplanować wszystko od początku. Tak, by dłużej nie marnować tego, czego i tak mamy za mało – kreacji i zaangażowania naszych pracowników.

Powodzenia!