Sztuka priorytetyzacji, która ratuje biznes
Nie bez powodu temat ten pojawia się obecnie we wszystkich prowadzonych przez nas wdrożeniach. Słyszymy, że członkowie zespołów są już właściwie przeszkoleni, w większości korzystają z różnych narzędzi, które lubią, że już wielu doradców tu było i wciąż nic się nie zmienia. Opóźnienia, brak zaangażowania, niechęć, przeciążenia, ASAPy itp.
Naszym zdaniem każda organizacja zarządzająca wieloma projektami napotyka problem priorytetyzacji, gdzie każdy projekt wydaje się najważniejszy. Co ważniejsze, kierownicy projektów komunikują współpracownikom wagę prowadzonych przedsięwzięć. Dodatkowo, każdy poziom zarządzania wywiera dodatkową presję i stres. Prowadzi to do braku jasnych zasad ustalania priorytetów, co wywołuje frustrację i niezadowolenie, uruchamia ręczne sterowanie i tzw. „dociskanie projektów kolanem”, prowadząc do nieskutecznej pracy i wypalenia pracowników.
W naszych obecnych wdrożeniach z wielką determinacją walczymy z kulturą ASAPu i braku priorytetów. Niezależnie od skali trudności eliminujemy przyczyny źródłowe opisanego stanu, proponując kroki zaradcze takie jak:
- Określenie celów biznesowych firmy – jasne zdefiniowanie, co jest najważniejsze dla organizacji w długim i krótkim okresie.
- Zrozumienie możliwości – realistyczna ocena zasobów i zdolności organizacji. Ambicja osadzona w rzeczywistości.
- Ustalenie priorytetów – stworzenie przejrzystych zasad, które projekty są kluczowe, a które mniej priorytetowe.
- Praktyka operacyjna – zarządzanie zadaniami i zasobami zgodnie z ustalonymi priorytetami, z koniecznością zamrożenia, a nawet eliminacji tych, które nie wnoszą wystarczającej wartości dodanej.
- Wsparcie technologiczne – wykorzystanie narzędzi do zarządzania projektami, ale nie jako substytut dobrze ustalonego systemu priorytetów.
Bez odpowiedniej priorytetyzacji organizacja ryzykuje chaos, opóźnienia i straty finansowe. Jasne zasady i konsekwentne ich przestrzeganie są kluczowe dla osiągania prawdziwych wyników i unikania wewnętrznej walki o zasoby.
Autor:
Email: aw@artstrategygroup.com
Artur Wawrzyniak
Doświadczony Project Manager, twórca dedykowanych systemów zarządzania projektami i optymalizacji procesów.
Wieloletni współpracownik ArtStrategyGroup.com
Zapraszamy do kontaktu!